Bürolarımız

İŞ TANIMI
   



Sivil Savunma; düşman taarruzlarına, tabii afetlere ve büyük yangınlara karşı Üniversitemiz Yerleşkeleri ve binalarında can ve mal kaybının asgari hadde indirilmesi, hayati ehemmiyeti haiz her türlü tesis ve teşekküllerin korunması ve faaliyetlerinin idamesi için acil tamir ve ıslahı, savunma gayretlerinin Üniversitemiz personelleri tarafından azami surette desteklenmesi ve cephe gerisi maneviyatının muhafazası maksadıyla alınacak her türlü silahsız koruyucu ve kurtarıcı tedbir ve faaliyetleri ihtiva etmektir.
Ayrıca; 7126 Sayılı Sivil Savunma Kanunu gereğince Üniversitemiz Yerleşkeleri ve binaları için, 6/3150 sayılı Sivil Savunma ile ilgili Şahsi Mükellefiyet, Tahliye ve Seyrekleştirme, Planlama ve Diğer Hizmetler Tüzüğü ile Daire ve Müesseseler için Sivil Savunma İşleri Kılavuzu esaslarına göre Sivil Savunma ve Bina Koruma Planların hazırlanması, güncellenmesi ve denetlenmesi görevlerini yürütmek ve koordine etmektir. Hazırlanan planlar çerçevesinde eğitim ve tatbikatların gerçekleştirilmesi görevini sağlamaktır.



SİVİL SAVUNMA NEDİR?

Savaşta ve afetlerde halkın can ve mal kaybını en aza indirme amacını taşıyan ve topyekün savunmanın en önemli unsurlarından biri olan Sivil Savunma;

-Savaş zamanı halkın can ve mal kaybının en aza indirilmesi;
-Afetlerde can ve mal kurtarılması;
-Büyük yangınlarda can ve mal kaybının azaltılması;
-Yok olmaları veya çalışamaz hale gelmeleri durumunda yaşamı büyük ölçüde etkileyecek olan kamu ve özel kurum ve kuruluşların korunması ile bunların acil onarımlarının yapılması;
-Savaş zamanı her türlü savunma faaliyetlerinin sivil halk tarafından desteklenmesi;
-Cephe gerisinde halkın moralinin kuvvetlendirilmesi;konularını kapsayan SİLAHSIZ, KORUYUCU, KURTARICI önlem ve faaliyetler bütünüdür.
Görevleri

Halkın can ve mal kaybının en az düzeye indirilmesi
Hayatı önemi olan her türlü resmi ve özel kurum ve kuruluşların korunması,
Bu kurum ve kuruluşların etkinliklerinin sürdürülmesi için ivedi onarım ve yenileştirmenin yapılması,
Savunma çabalarının sivil halk tarafından en geniş ölçüde desteklenmesi,
Cephe gerisinin moralinin korunması,
 

SİVİL SAVUNMA UZMANI GÖREV VE YETKİLERİ NEDİR?
Sivil savunma uzmanlarının görevleri

MADDE 9 – (1) Sivil savunma uzmanları bulundukları kurum ve kuruluşlarda aşağıdaki görevleri yapar:

a) Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek,

b) Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek,

c) Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak,

ç) Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak,

d) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak,

e) Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek,

f) Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek,

g) Bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,

ğ) Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

h) 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek,

ı) Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek,

i) Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek,

j) Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler, koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özel kuruluş personeline eğitim vermek,

k) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak,

l) Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek,

m) Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak,

n) Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak,

o) Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak,

ö) İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak.

(2) Sivil savunma uzmanlarına ilgili mevzuatta yer almayan herhangi bir görev verilmez.

Sivil savunma uzmanlarının yetki ve sorumluluğu

MADDE 10 – (1) Sivil savunma uzmanları, bu Yönetmelikte belirtilen görevleri; ilgili mevzuat çerçevesinde yapmaya, yaptırmaya, denetlemeye, takip ve koordine etmeye yetkili ve sorumludur.

(2) Sivil savunma uzmanları kamu kurum ve kuruluşlarının diğer birimleri ile işbirliği ve koordine içinde çalışır.



SİVİL SAVUNMA UZMANLARININ İDARİ STATÜLERİ, GÖREVLERİ, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI İLE EĞİTİMLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK


 

PERSONELLERİMİZ
   
 ADI SOYADI Ertuğrul PEKİÇLİ Erkan BALTACI
 KADRO UNVANI Bilgisayar İşletmeni Teknisyen
 GÖREV UNVANI Sivil Savunma Amiri Bakım ve Onarım Personeli
 GÖREV ALANI Sivil Savunma Sivil Savunma
 E-MAİL epekicli@istanbul.edu.tr
 sivilsavunmauzmanligi@istanbul.edu.tr		 ebaltaci@istanbul.edu.tr
 TELEFON 0 212 440 00 00 - 11898
                                 11899		 0 212 440 00 00 - 11898
                                 11899




GÖREV TANIMLARI
İŞ AKIŞLARI
Description4



FORMLAR
MEVZUATLAR
TEŞKİLAT ŞEMASI





İŞ TANIMI

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu' nun 70. Maddesi gereği Başkanlığımız altındaki ödeneklerin harcanması esnasında ödenek durumunu izlemek, ihtiyaçların temininde bütçe açısından gerekli tedbirleri almak.

Başkanlığımız bütçesi altında bulunan ödenekleri hazırlamak ve yıl içinde uygulamak, hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme kaynaklarının en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla Başkanlığımız bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulanmasını takip etmek. 

Başkanlığımızın ihtiyaçları yanında herhangi bir öz geliri olmayıp (döner sermaye vb.) ödeneği yetersiz ya da ödenek verilmeyen birimlerin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla Başkanlığımız ödeneği dahilinde destek hizmeti sağlamak. Doğrudan Temin Limitinin takibi ve ilgili büronun limit konusunda bilgilendirilmesi.


PERSONELLERİMİZ / GÖREV TANIMLARI
 

 Özlem ATAR
 Bilgisayar İşletmeni
 Bütçe Bürosu Sorumlusu
 GÖREV TANIMI
 
Birim Kalite Temsilcisi Yardımcısı
  GÖREV TANIMI

 Birim Kalite Dokümantasyon Sorumlusu
  GÖREV TANIMI

 Birim İç Kontrol Sorumlusu
  GÖREV TANIMI
Kamu İç Kontrol Standartları doğrultusunda yürütülen işlemlerin kontrolü yapılmaktadır. 
Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.
 
Birim WEB İçerik Yöneticisi (WEBMASTER)
  GÖREV TANIMI
 
 E-mail: ozlem.atar@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 11910
                                                11268


 		 Emin Ali OKYAY
 Memur
 Bütçe Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI

 Birim Dokümantasyon Sorumlusu
  GÖREV TANIMI

E-mail: emin.okyay@istanbul.edu.tr
Telefon: 0 212 440 00 00 - 11910
                                               11268




İŞ AKIŞLARI
FORMLAR
Bütçe hazırlama ve uygulama süreçlerinde uygulamakta olduğumuz formlar standart olup ilgili kanun ve yönetmelik eklerinde ki ve E-Bütçe sisteminde ki standart formlar kullanılmaktadır.


MEVZUATLAR
















İŞ TANIMI
Başkanlığımız ve Rektörlük dahilinde ki İdari ve Akademik personelin (Üst Yönetim);
- Yurt içi görev yollukları ödemeleri,
- Yurt dışı görev yollukları ödemeleri,
- Sürekli görev yolluk ödemeleri (Nakil ve Emekli Yollukları)
- Kurye görevi yapan personele seyahat kartlarının hazırlanması,
- Avans ve kredili alımlar (Devlet Malzeme Ofisinden alımlar dahil)
- Uluslararası Kuruluşlara Ait Üyelik Aidatlarının takibi ve ödeme emri hazırlanması,
işlemleri büromuz tarafından yürütülmektedir.

PERSONELLERİMİZ / GÖREV TANIMLARI
 
                

 Nihal AYDIN
 Harcırah (Yolluk) ve Ön Ödemeler Bürosu Şef
  GÖREV TANIMI
 E-mail: nihal.aydin@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10388 
 
 
                

 Mehtap AÇIKOĞLU
 Bilgisayar İşletmeni
 Harcırah (Yolluk) ve Ön Ödemeler Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: mehtap.acikoglu@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10388

 
                

 Yusuf SALTAN
 Memur
 Harcırah (Yolluk) ve Ön Ödemeler Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: mehtap.acikoglu@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10388


İŞ AKIŞLARI
FORMLAR
MEVZUATLAR











İŞ TANIMI

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu vb. diğer mevzuatlarla ilgili maddelerine göre  çalışanların özlük alacaklarına ilişkin tüm işlemlerin ve muhasebelerinin yapılmasını sağlamak.

-Her ayın 15’inde ödenen maaşlar takip eden ayın 1’den sonra hazırlanmaya başlanır. Ayın 8’inde ödeme mektubu alınır.

-Personelin derece, kademe kıdem, yer değiştirme, kadro değişikliği vs. değişiklikleri Personel Daire Başkanlığından gelen yazı doğrultusunda işlemi yapılır.

-Personel maaşından icra, sendika aidatlarının kesilmesi.

-Personelin emekli, nakil, ücretsiz izine ayrılması durumunda maaştan çıkartılması.

-Rektörlük birimine bağlı daire başkanlıkları ve birimleri personelinin emekli sandığı keseneklerinin internet ortamında onaylanması ve çıktılarının Strateji Daire Başkanlığına gönderilmesi.

-Personelin vefatı durumunda ölüm yardımı, evlenmesi durumunda aile yardımı, çocuğu olması durumunda çocuk yardımı bordrosu düzenlenmesi.

-Fiili hizmet zammı bordrolarının düzenlenmesi.

-İşçi maaşlarının hazırlanması için puantajlarının toplanması ve işlenmesi.

-İşçi raporlarının internette S.G.K.' ya işlenmesi

-İşçilerin sigortadan alacakları hastalık rapor paralarının Strateji Daire Başkanlığına yatırmaları, yatırmadıkları takdirde maaşlarından kesilmesi.

-İşçi sigortalarının internet ortamında işlenmesi ve zamanında onaylanması.

-Üniversitenin tüm işçilerinin aylık yemek yardımı ödeme bordrosu hazırlanması.

-Emekli olan işçilerin kıdem tazminatı bordrosunun ödenmesi.

-Personel adına gelen icra yazılarına cevap yazılması ve sıraya konulması.

-Gelen personele maaş belgesi düzenlenmesi

-Hukuk Müşavirliğinden gelen mahkeme yazılarına cevap verilmesi.

-Özelleştirmeden gelen personelin istekleri doğrultusunda Maliye Bakanlığına görüş sorulması ve ona göre işlem yapılması.

-Maliye bakanlığının tebliğlerine göre ilgili birimlere yazı yazılması.

-Rektörlüğümüze bağlı İç Denetim Birim Başkanlığı, Genel Sekreterlik, Koruma Güvenlik personelinin maaşlarının yapılması, tüm bu işlemler büromuz tarafından yürütülmektedir.


PERSONELLERİMİZ / GÖREV TANIMLARI
 
                

 Osman YEŞİLTEPE
 Teknisyen
 Maaş Bürosu Sorumlusu
  GÖREV TANIMI
 E-mail: oyesil@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10381

 
                

 Arda GÜLER
 Bilgisayar İşletmeni
 Maaş Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: arda.guler@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10381

 
                

 Şeyma BIYIKLI
 Memur
 Maaş Bürosu Personeli
 Ödeme Emri Belgeleri Kontrol Sorumlusu
  GÖREV TANIMI
 E-mail: -
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10713


                

 Hakkı HABİBOĞLU
 İşçi - Büro Personeli
 Maaş Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: hakki.habiboglu@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10086 

 
                

 Süleyman YILDIRIM
 İşçi - Büro Personeli
 Maaş Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: syildirim@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10367


İŞ AKIŞLARI
Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğü ile ortak yürütmekte olduğumuz çalışmalar kapsamında İş Akış süreçlerimiz devam etmektedir. İşlem sürecimiz tamamlandıktan sonra yayınlanacaktır.


FORMLAR
Maaş süreçlerinde uygulanmakta olan formlar standart olup ilgili Kanun ve Yönetmelik ekinde bulunan formlar kullanılmaktadır.



MEVZUATLAR








İŞ TANIMI
Description1



PERSONELLERİMİZ / GÖREV TANIMLARI

 
                

 Serkan AKBABA
 Teknisyen
 Doğrudan Temin Bürosu Sorumlusu
  GÖREV TANIMI
 E-mail: 
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10395
 
 
                

 Funda Kübra YALÇIN
 Teknisyen
 Doğrudan Temin Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail: 
 Telefon: 

 
                

 Ali Osman ERSOY
 Memur
 Doğrudan Temin Bürosu Personeli
  GÖREV TANIMI
 E-mail:
 Telefon: 


İŞ AKIŞLARI
Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğü ile ortak yürütmekte olduğumuz çalışmalar kapsamında İş Akış süreçlerimiz devam etmektedir. İşlem sürecimiz tamamlandıktan sonra yayınlanacaktır.

FORMLAR
MEVZUATLAR
Description5



İŞ TANIMI

Taşınır Kayıt İşlemleri

Demirbaş ve diğer malzemenin kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümlerine göre ambar ve kullanıcılara giriş çıkışını yapmak, mal ve hizmet alımları ile ilgili kayıtları tutmak, alınan malzemeyi kontrol ederek depolarda saklanmasını sağlamak, yıl sonunda sayım işlemlerini yaparak ilgili yerlere göndermek.

​

Arşiv Hizmetleri İşlemleri

Başkanlığımız personelleri tarafından üretilen belgeler Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği' nde belirtilen Standart Dosya Planı' na uygun olarak düzenlenen arşiv malzemesi (belge, dosya, klasör vb.) ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması ve gerekli şartlar altında korunarak saklanması sağlanmaktadır. Saklanma sürelerine göre belgeler alfabetik, nümerik, coğrafi vb. olarak saklanmaktadır.​​


PERSONELLERİMİZ / GÖREV TANIMLARI
 
                

 Aycil DOĞAN
 Ayniyat Saymanı
 Taşınır Kayıt Yetkilisi
  GÖREV TANIMI
 E-mail: adogan@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10387
 
                

 Ayfer USLU
 Ayniyat Saymanı
 Taşınır Kayıt Personeli
 GÖREV TANIMI

 Birim Arşiv Hizmetleri Koordinatörü
  GÖREV TANIMI
  
 E-mail: asisli@istanbul.edu.tr
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10030
 
                

 Yüksel TÜRK
 Teknisyen
 Taşınır Kayıt Depo Sorumlusu
  GÖREV TANIMI
 E-mail: -
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10030
 
                

 Özlem NEYAMAN
 İşçi - Büro Personeli
 Taşınır Kayıt Personeli
  GÖREV TANIMI

 Birim Arşiv Hizmetleri Personeli
  GÖREV TANIMI
 
 E-mail:  -
 Telefon: 0 212 440 00 00 - 10030
İŞ AKIŞLARI
Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğü ile ortak yürütmekte olduğumuz çalışmalar kapsamında İş Akış süreçlerimiz devam etmektedir. İşlem sürecimiz tamamlandıktan sonra yayınlanacaktır.


FORMLAR

 


 ARŞİV HİZMETLERİNDE KULLANILAN FORMLAR

- İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı' na bağlı büroların "belge ve arşiv işlemlerinin tüm aşamalarında bu formlar kullanılacaktır. İlgili büroların bu formları eksik ya da yanlış hazırlamaları daha sonra aradıkları belgelere erişememelerine ve diğer aşamalardaki işlemlerin de aksamasına neden olacaktır. Bunun için özenle hazırlanması gereklidir.

- "Evrak/Klasör İçerik Döküm Formu" elektronik ortamda hazırlanacak, çıktıları ilgili dosya/klasörün üst kapağının iç kısmına takılacaktır. Dosyalar "Başkanlığımız Arşivine devredilirken, bu listeler ayrıca elektronik ortamda da Arşiv Sorumlusuna verilecektir. Arşiv Sorumluları, bürolar bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutacaktır.

- "Evrak/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu" elektronik ortamda hazırlanacak, çıktılar imzalanarak bürolarda ayrıca Başkanlığımız arşivlerinde dosyalanacaktır. Dosyalar bürolardan "Başkanlığımız arşivine devredilirken, bu formlar hazırlanacak ve ayrıca elektronik ortamda da ilgili birim sorumlularına verilecektir.

- Bürolar, Arşive devrettikleri dosyalara ilişkin "Evrak/Klasör İçerik Döküm Formu" nu kendi bilgisayarlarında tutacaklardır. Geriye dönük belgelere erişmek istediklerinde ilgili belgenin nerede olduğunu bulmalarını sağlayacaktır.



​​Standart Dosya Planı İçin TIKLAYINIZ.

ARŞİVLİK MALZEME TESPİT VE DEĞERLENDİRME TABLOSU

İÜ-İMİDB-FR-017 SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA FORMU


 FORM ADI AÇIKLAMA
EVRAK / KLASÖR SIRTLIK

5cm'lik Sırtlık

3cm'lik Sırtlık

1- Her dosya/klasör için düzenlenir ve dosya/klasörün sırtına takılır/yapıştırılır. 

2- "Kurum Adı" kısmında Üniversitenin amblemi kullanılır. 

3- "Birim Kodu" kısmına Başkanlığımız birim kodu yazılır. 

4- "Dosya Numarası" kurum dosyalama planında ilgili dosyayı temsil eden koddur. "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı"nda ilgili dosyaya karşılık gelen kod yazılır. 

5- "Dosya Konu Adı", oluşan dosya için 

6- "Konu Dosya/Kalsör Sıra Numarası" aynı konuda birden fazla dosya/klasör oluşmuş ise sıra numarası verilir. 

7- "Özel Bilgi Alanı" (1) Özel Kod Alanı için kullanılır. Dosya/Klasör içinde hangi Senato Kararları'nın bulunduğunu göstererek erişimde kolaylık sağlar. (2) Diğer yazışmalarda ise aynı konuda bir yılda birden fazla dosya/klasör oluşması durumunda dosya/klasör içinde bulunan belgelerin sayısı vb. gibi erişimde kolaylık sağlayacak bilgiler için kullanılır. 

8- "Özel Kod Alanı" özel kod oluşturan işlemler sayı numaraları bu alana yazılır. 

9- "Dosyanın Yılı" dosyanın ait olduğu/oluştuğu yıl yazılır. 

10- Bu etiketi takacağınız/yapıştıracağınız dosya/klasörün sırt genişliğine göre ayarlayarak çıktı alınız. 

11- Bu etiket olmadan hiçbir dosya/klasör birim/kurum belge merkezi ve arşivine devredilmez.

İÜ-İMİDB-FR-013 EVRAK KLASÖR İÇERİK DÖKÜM FORMU



1- Her dosya için düzenlenir ve dosya/klasörün üst kapağının iç tarafına iliştirilir. 

2- Bu listeler, Bürolarca her dosya/klasör için belge düzeyinde hazırlanır. 

3- "Belge Türü" "Evrak/Klasör içerik döküm formu" hazırlanan belge/dosya ve materyallerden farklı özelliklere sahip olanlar için (yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, CD, disket, kaset, manyetik şerit, vb.), "Evrak/Klasör içerik döküm formu ayrı ayrı hazırlanır ve söz konusu materyallerin özelliğini belirten ibare listelerde "Belge Türü" kısmına yazılır. 

4. "Dosya No" ilgili dosyanın konu/faaliyet numarası yazılır. "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı"nda ilgili dosyaya karşılık gelen kodu yazılır. 

5. "Sıra No" sütununa sıra numarası verilir, aynı dosya/klasör için birden fazla sayfa kullanılması durumunda sıra numarası devam ettirilir. Aynı konuya ilişkin iki dosya/klasör varsa ikinci dosya/klasör için kullanılan listede sıra numarası devam ettirilir. 

6. "Tarih" sütununa, belgenin son işlem tarihi gün/ay/yıl olarak yazılır. 

7. "Sayı" en son işlem görmüş belgenin üretilirken almış olduğu "Sayı" yazılır. 

8. "Konusu" sütununa, belgenin konusunu ifade edecek kısa açıklama yazılır. 

9. "Sayfa Adedi" sütununa, belgenin toplam sayfa sayısı yazılır. 

10. "Açıklamalar" kısmına belgeye ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır.
Örneğin; "Yazının ekleri (eklerin fazla olmasından ya da eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) ... numaralı dosyada" gibi, "Gizli" gibi .... 

11. "Sayfa No" (sayfanın sağ alt kısmında yer alan) kısmına listenin sayfa sayısı yazılır. Örneğin bir sayfadan oluşuyorsa 1/1; 4 sayfadan oluşuyorsa 1/4, 2/4, 3/4, 4/4 seklinde numaralandırılmalıdır.

İÜ-İMİDB-FR-014 EVRAK/KLASÖR DEVİR TESLİM ENVANTER FORMU

1-  Dosya/Klasör devir-teslim işlemlerinin her aşamasında kullanılır.

2- "Belge Türü" "Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu" hazırlanan dosya/klasörler farklı özelliklere sahip materyaller içeriyorsa (yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, CD, disket, kaset, manyetik şerit, vb.) "Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu-FR-02"ler ayrı ayrı hazırlanır ve söz konusu dosya/klasörlerin içeriği materyallerin özelliğini belirten ibare formlarda "Belge Türü" kısmına yazılır.

3- "Dosya Konu Kodu, Sıra Numarası, Özel Bilgi Alanı, Dosya Yılı" sütunlarına sırtlıktaki Standart Dosya Planına ilişkin veriler yazılır.

4- "Konusu ve Açıklamalar" sütununa, dosya/klasörün konusu yazılır. Dosya/Klasöre ilişkin belirtilmesinde yarar olan hususlar yazılır. Örn; "Dosya/Klasörle ilişkili belgeleri içeren ayrıca dosya/klasör oluşturulmasına (eklerin fazla olmasından yada eklerin özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda tutulmaktaysa) ...... numaralı yada adlı dosyada" gibi, "Gizli belgeler içermektedir" gibi

5- "Adedi" sütununa, dosya/klasörün sayısı yazılır (aynı konu ile ilgili birden fazla dosya/klasör oluşmuşsa).

6- Formun sonunda yer alan "Teslim Tarihi", "Teslim Eden" ve "Teslim Alan" kısımları doldurulur ve gerekli imzaların tamamlanması sağlanır.

7- "Tarih" kısmına belge/dosya/klasörlerin birim/kurum/devlet arşivine teslim edildiği tarih yazılır.

8- "Teslim Eden" listeyi düzenleyen büronun, Memur, Şef, Sorumlu Şube Müdürü tarafından imzalanır.

9- "Teslim Alan" birim belge merkezi ve arşiv sorumlusu tarafından imzalanır.

10- "Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu" ilgili bürolarca 2 (iki) kopya hazırlanır. İmzalı bir kopyası hazırlayan birimde dosyalanarak saklanır (ayrıca elektronik ortamda da tutulur) ve imzalı diğer kopyası devredilen dosya/klasörlerle birlikte ilgili birim/kurum belge merkezi ve arşivine gönderilir.

11- Ayrıca "Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu" Birim Arşivi Sorumluları, bürolar bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu listeleri tutar.

İÜ-İMİDB-FR-015 ARŞİVDEN EVRAK KLASÖR İSTEME FORMU







1- Talep, belgenin ait olduğu birim amirinin imzası ile yapılır. 

2- Talep Formunda belirtilen görevli dışındakilere belge teslim edilmez. 

3- Talep Formu, belge asıllarının talebi halinde iki nüsha, diğerleri için ise tek nüsha düzenlenir. 

4- Asıl nüshası teslim edilmiş belgeler en kısa sürede iade edilir. 

5- Bu form doldurulmak suretiyle aslı dışındaki talepler faks ile yapılabilir. 

6- Telefonla yapılacak talepler dikkate alınmaz. 



MEVZUATLAR